පොදු 126 ආකෘති පත්‍රය අදාළ කලාප අධ්‍යාපන කාර්යාලයෙන් ලබා ගෙන එය සම්පූර්ණ කර විදුහල්පතිගේ, කලාප අධ්‍යාපන අධ්‍යක්ෂගේ හා පළාත් අධ්‍යාපන අධ්‍යක්ෂගේ නිර්දේශ සහිතව අධ්‍යාපන ලේකම් අමතමින් අධ්‍යාපන අමාත්‍යාංශයේ 'ආයතන හා පරිපාලන (ඒකාබද්ධ සේවය) සහ ඉඩම්' ශාඛාවට එවිය යුතු ය. ඒ සඳහා අයදුම් පත්‍රය සමග පහත සඳහන් ලේඛන ද ඉදිරිපත් කළ යුතු ය.
1. පත්වීම ස්ථිර කිරීමේ ලිපිය
2. විදේශ ගමන් බලපත්‍රයේ පිටපතක්
3. ජාතික හැඳුනුම්පතේ පිටපතක්
4. පෞද්ගලික ලිපි ගොනු වාර්තාවක්
